Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии. Основные правила ведения делопроизводства и документооборота Документоведение и делопроизводство
Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?
Что такое делопроизводство
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.
Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.
Делопроизводство и документооборот - что это такое?
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
![](https://i0.wp.com/fb.ru/misc/i/gallery/40543/1123517.jpg)
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
- Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
- Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
- Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
- Если необходимо, оформляется официальный ответ.
- Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
![](https://i1.wp.com/fb.ru/misc/i/gallery/40543/1123508.jpg)
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
- движения документов;
- карточки документов;
- электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.
Особенности судебного делопроизводства
Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.
Функции секретаря
Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.
Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:
- Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
- Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
- Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.
Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.
Инструкция по делопроизводству
Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.
Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
Ведение делопроизводства
В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.
Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.
Особенности кадрового делопроизводства
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Оптимизация делопроизводства
Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Это связано с двумя факторами:
- сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
- нехватка финансов.
Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.
Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.
Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.
Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.
Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.
Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.
К таким относят:
- входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
- исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
- внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).
Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.
Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.
Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.
Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.
Что должно быть отображено в Положении:
- правила составление документации;
- ее порядок передачи и утилизации;
- процедура архивирования и т.д.
Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.
Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.
Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.
Правила организации делопроизводства
Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.
Можно выделить такие основные тезисы:
- Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
- Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
- Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
- Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
- Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
- Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.
Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.
Правила делопроизводства и документооборота в организации
Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.
Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:
- Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
- Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
- Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
- Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
- Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
- Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
- В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.
Основные требования к организации делопроизводства
Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.
Они заключаются в таких главных аспектах:
- должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
- для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
- каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
- регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
- обязательно должна быть создана номенклатура дел;
- идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.
Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.
Хранение документов в делопроизводстве организации
Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.
Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.
Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.
Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.
Примерная Инструкция по делопроизводству в организации
Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.
Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».
1. Общие положения
1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.
1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.
1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.
2. Требования к организации документооборота и делопроизводства
2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.
2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.
2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.
2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.
3. Особенности оформления некоторых видов документации
3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.
3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.
3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия
3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания
3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.
4. Прием и обработка документации
4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.
4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.
4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.
5. Организация хранения дел
5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.
5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.
5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.
5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.
Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.
Организация не секретного делопроизводства
Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.
Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.
Алгоритм действий будет следующий:
- получение или разработка документа;
- его обработка и рассмотрение руководством;
- передача исполнителям;
- хранение документа и передача его в архив.
Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.
Организация секретного делопроизводства
Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.
Также нужно обратить внимание на такие нюансы:
- должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
- все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
- особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
- для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
- выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
- входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
- в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
- должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
- система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.
Правила организации делопроизводства в федеральных органах
Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.
Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.
Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:
- Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
- Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
- Согласование — обязательный этап организации документооборота.
- Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
- Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
- Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
- После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
- Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
- Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.
Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.
Организация делопроизводства по обращению граждан
Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.
Граждане чаще обращаются в письменной форме.
Тогда порядок действий будет таким:
- получение письменного обращения;
- его рассмотрение;
- организация личного приема граждан;
- контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.
Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.
Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.
Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.
Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.
Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:
- если в обращении использовалась нецензурная лексика;
- нет обратной связи с отправителем;
- текст написан неразборчиво;
- разъяснение содержит секретную информацию.
На основании таких писем формируются дела.
Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве
Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.
Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.
Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.
Также в новом документе появились и новые реквизиты:
- наименование структурного подразделения;
- указывается автор документа;
- пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
- электронная подпись.
Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.
Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.
Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:Грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.
Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.
Организационно-правовые моменты
Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.
Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.
Материалы по теме:
Что такое делопроизводство кратко
Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.
Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.
9 основных делопроизводственных процессов компании
Скачать все 9 шпаргалок в журнале
Выделяют следующие виды делопроизводства:
- общее - ведение общих документов;
- специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.
В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.
3 основных направления делопроизводства
- Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
- Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
- Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.
Основные регламенты организации
Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.
Задачи и функции делопроизводства
Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.
Работники обязаны выполнять следующие функции:
- разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
- разрабатывать и проектировать бланки;
- проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
- регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
- контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
- регулировать ход исполнения документов;
- составлять тексты;
- разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
- контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
- участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.
Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».
Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016
Скачать ГОСТ по делопроизводству
Общая схема организации делопроизводства и документооборота
Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.
Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта
Скачать образец
Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.
Организация потоков входящих документов
Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.
Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:
- регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
- передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
- регистрируйте принятие документа в работу;
- ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
- передавайте документ в архив.
Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.
Журнал учета входящей корреспонденции
Скачать документ
Организация потоков исходящей документации
Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.
Скачать все 6 памяток
Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.
Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
Скачать таблицу полностью в журнале
Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве
В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.
Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.
Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности
Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.
Кто несет ответственность за делопроизводство
Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.
За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.
Основные способы оформления ответственности за делопроизводство
Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника
На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.
Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками
При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.
Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей
В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.
Что будет, если не организовать делопроизводство
В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.
- Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
- Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.
Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.
Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.
30 сентября 2013 г. 17:36«Нужно бежать со всех
ног, чтобы только оставаться на месте,
а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!».
Л.Кэррол.
Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой. Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно.
В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией. Технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, объединяются под единым термином ECM (Enterprise Content Management) .
С одной стороны, в основе любой ECM-системы лежит управление документами . В понятие документ мы вкладываем более широкое понятие, чем просто бумажный документ, – это контент, который имеет ценность для бизнеса. ECM-система ориентирована на управление всем жизненным циклом документа, с момента создания до передачи на хранение. Что же происходит с документами и как изменяются принципы работы с ними в результате внедрения ECM, рассмотрим ниже.
С другой стороны, задача ECM-системы - создание среды для накопления опыта и протекания бизнес-процессов, создание необходимых условий для организации предприятия, гораздо менее зависящего от отдельных людей, их умений и знаний. И это уже задача управления взаимодействием. ECM-система может стать на предприятии основным интеграционным звеном информационных систем разных типов. Это тема отдельного разговора.
Процесс работы с документом. Перезагрузка.
Создание документа на раз-два-три
Итак, рассмотрим работу с документами в ECM-системе. При внедрении ECM-системы предприятию будет необходимо пересмотреть всю документацию, которая регламентирует работу с бумажными и электронными документами, выявить возможности оптимизации и описать новые способы работы с информацией.
Условно все документы в организации по способу возникновения можно разделить на две группы: документы, создаваемые внутри организации, и документы, поступающие извне. Внешние документы – это документы, пришедшие в организацию, это может быть бумажная документация, факсы, сообщения электронной почты. Внутренние документы – это документы, созданные внутри самой организации, эти документы чаще всего уже созданы в электронном виде. Рассмотрим, каким же образом идет работа с ними в ECM-системе.
Внешние документы могут поступать в организацию и в зависимости от этого в систему они будут попадать разными путями:
● Бумажная документация, письма, телеграммы и прочее заносится в систему непосредственно со сканера без промежуточного сохранения на локальном диске;
● Сообщения электронной почты – процесс занесения в систему становится еще проще. Интеграция с MS Office позволяет занести текст письма в систему также без промежуточного сохранения на локальном диске, отправить полученный документ задачей на исполнение, сохранить контакт в системе и все это не выходя из окна Outlook;
● При получении факсов независимо от того принимается факс делопроизводителем, отвечающим на звонок, или автоматически факсом, программный сервис (например, Microsoft Fax Service) получает сообщение от факса, формирует файл с сообщением и сохраняет его в локальной папке, уже оттуда службы ECM-системы подхватывают файлы с документами и заносят в систему.
Большинство внутренних документов создаются уже непосредственно в системе и каких-то дополнительных манипуляций для занесения не требуют. При создании документов значительно ускоряет процесс использование готовых шаблонов, макетов документов, мастеров действий, кроме того, это позволяет соблюдать единообразие среди документов одной группы или одной тематики. Стоит отдельно упомянуть документы, которые возникают внутри организации, но попадают в систему ECM в результате интеграции с учетными системами, например, SAP, 1C, для таких документов также можно настроить автоматическое сохранение в системе и назначение прав.
Работа внутренних процессов
Любой документ останется лишь набором слов или байт в том случае, если он не будет «работать», не будет включен в бизнес-процессы организации. Workflow или управление потоками работ - это именно тот инструмент, который участвует в транспортировке документов между участниками того или иного бизнес-процесса.
Процессы согласования – самые наглядные примеры использования workflow. Согласование становится более прозрачным, инициатор согласования в любой момент может получить информацию о том, на каком этапе согласования находится созданный им документ, какие сотрудники уже согласовали его, а какие считают, что документ требует доработки. Возможность создания версий при согласовании документов позволяет вносить правки, не искажая первоначального вида документа.
Работа через веб-интерфейс в рамках согласования документа позволяет выйти за стены офиса, рабочая система становится доступной в любой точке мира, где есть сеть Интернет. Руководитель в любой момент может получить доступ к документу, оставить свои комментарии, вынести резолюцию, подписать документ электронной подписью, отправить задание по документу исполнителю.
Использование внутренних корпоративных порталов упрощает многие коммуникации в компаниях, делает информацию доступнее, процессы более гибкими и простыми. При правильной организации таких порталов и интеграции с СЭД появляется возможность работать с документами и задачами через веб-интерфейс портала, обращаться к документам, просматривать задачи и осуществлять поиск необходимой информации.
От документа или от процесса
Приведенная на рисунке схема работы с документом характерна для организаций, которые работают в рамках классического делопроизводства, то есть «от документа ». Для более «продвинутых» организаций более характерна работа «от процесса ». В организации выстроены бизнес-процессы так, что работа идет без использования служебных, докладных записок, резолюций. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.
Регистрация документов используется преимущественно при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов за счет прохождения работ вне секретаря, уменьшается цепочка действующих лиц бизнес-процесса, ускоряя тем самым движение.
Классическое делопроизводство в ECM
Вернемся к теме классического делопроизводства. На современном этапе у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота. ECM-системы могут дать много для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводства. При этом используя опыт и лучшие практики можно определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства и последующий переход на безбумажные процессы. Рассмотрим лучшие практики организации такой работы.
Регистрация входящей документации
Значительная часть поступающей внешней документации подлежит обязательной регистрации, так как чаще всего требует принятия какого-либо решения или исполнения.
В том случае, если внешний документ поступает в бумажном виде, сначала он регистрируется в системе делопроизводителем, т.е. на него заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит дату и номер регистрации, а так же другие данные по документу (отправитель, адресат, краткое содержание и т.д.). После регистрации в системе на бумажный документ вручную проставляется регистрационный номер, затем документ сканируется и заносится в систему.
Использование сканера и принтера штрихкодов позволяет сделать процесс занесения более автоматизированным.
При небольшом объеме внешней документации порядок регистрации и занесения в систему аналогичен вышеописанному, с той лишь разницей, что регистрационный номер не пишется на бумажном документе, а из РКК распечатывается штрих-код на клеящейся ленте, который затем наклеивается на документ.
При большом объеме входящей документации более рациональным является следующий способ занесения и регистрации документов: на каждый бумажный документ создается регистрационно-контрольная карточка, распечатывается штрихкод, наклеивается на каждый документ, затем все документы одновременно загружаются в потоковый сканер, а специально установленное программное обеспечение позволяет распознавать отсканированные документы по нанесенному штрихкоду и заносить их в систему без непосредственного участия делопроизводителя.
В том случае, если внешний документ поступает в электронном виде и подлежит регистрации, то такой документ распечатывается и дальнейшая работа по нему аналогична работе с бумажным документом.
Помимо внешней документации регистрации может подлежать ряд внутренних документов (для организаций с разветвленной территориально удаленной структурой, документы из головного офиса в подчиненную структуру): распорядительные документы, исходящие документы, служебные записки, протоколы и акты. Эти документы создаются в системе на основании различных шаблонов, которые уже содержат штрихкод, поэтому специальная распечатка и наклеивание штрихкода на эти документы не требуется.
Отправка адресату, вынесение резолюции
Документы, как входящие, так и внутренние рабочие и исходящие предполагают рассмотрение руководителем и вынесение резолюции.
Если руководитель активно работает в системе, то делопроизводитель отправляет ему входящий документ задачей по маршруту. Получив задание с вложенным электронным документом, руководитель принимает решение о его дальнейшей судьбе – передать на исполнение, передать на исполнение с контролем или исполнение по документу не требуется. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение, то он указывает исполнителей, сроки исполнения и непосредственно текст резолюции. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение с контролем, то дополнительно указывает контролеров исполнения и сроков.
Если руководитель не работает в системе, то он выносит резолюцию на распечатанном документе, и уже делопроизводитель или референт, работающий в системе, выполняет за руководителя все вышеописанные действия.
Создание поручений
В обоих случаях в системе создается поручение, которое содержит информацию о том, кто выдал поручение, текст поручения, когда поручение было выдано, кто является исполнителем по поручению, в какой срок поручение должно быть исполнено, кто является контролером исполнения, если требуется контроль. Карточка поручения позволяет аккумулировать всю информацию по исполняемому документу: в ней отображаются дата отчета каждого исполнителя, фактическая дата исполнения по поручению всеми исполнителями, текст отчета, так же в карточке поручения можно указывать внешних исполнителей.
Контроль исполнения
Фиксация в системе поручений по документам, сроков исполнения и исполнителей позволяет в дальнейшем использовать различные инструменты для контроля исполнения поручений. В процессе исполнения поручения в карточку автоматически заносятся данные о сроке выполнения поручения исполнителем, прикрепляется отчетный документ, если он был создан при исполнении, или комментарии исполнителя, указанные в тексте задания. Все эти данные могут быть использованы при создании разнообразных аналитических отчетов, сформированных с учетом тех или иных критериев, например, детальный отчет по исполнению поручений генерального директора, информация по исполнению поручений, контролируемых приемной главного инженера, анализ исполнения поручений по документам и т.д.
Помимо отчетов контролировать поручения можно настраивая различные фильтры в справочнике Поручения.
Перемещение документа и списание в дело
В ECM-системах есть инструменты для фиксации и отслеживания, где находится тот или иной документ в определенный момент времени. Вся эта информация будет отображаться в регистрационной карточке документа, в которой будут указаны все передвижения документа: кому документ выдавался, когда, был ли выдан оригинал документа или его копия, в какое дело был списан документ и т.д. Большим подспорьем в занесении этой информации может служить использование штрихкодов, либо вся необходимая информация будет заноситься в систему вручную.
После того, как работа по документу завершена, документ списывается в дело, ECM-система помогает подготовить различные отчеты и подготовительные документы для этого.
Говоря о хранении документов, имеет смысл обозначить одну из ключевых функции ECM-системы - управление записями. Рано или поздно любой документ оказывается в электронном архиве, полноценная ECM-система должна обеспечить его долгосрочное архивирование, автоматизировать политики хранения в соответствии с нормами, правилами и сроками хранения тех или иных документов.
С каждым годом объем информации в организации растет в геометрической прогрессии и для любой организации оказывается важным обеспечивать должную защиту и хранение .
Безбумажный документооборот: быть или не быть?
Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»: служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние технологические, методологические инструкции и стандарты.
Значительное сокращение хождения бумажных документов в рамках процессов согласования также является плюсом - все правки и доработки могут вноситься в новые версии согласуемого документа, фиксироваться в виде комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него «живую» подпись.
Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и ряд других документов, входящих в . Переход к полностью безбумажному офису пока имеет , но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и правоприменительной практики.
Одним из примеров такого движения является принятие закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так же контролирующими органами. Подробнее об этом вы можете узнать из раздела на ECM-Journal.