Кадровый учет на предприятии с нуля. Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании
Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.
Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.
1. Задачи специалиста КС
- Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
- Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
- Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
- Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
- Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
- Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
- Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
- Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.
2. Введение в работу кадровика
Первые шаги
С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.
Важно помнить, что Вы - на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.
Для начала необходимо следующее:
- выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
- ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
- оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
- иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)
При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.
При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.
Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.
Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.
Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.
Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.
Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).
При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).
Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.
Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.
3. Освоение обязанностей кадровика
- Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один - для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
- Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».
Вам придется:
- выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
- собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.
Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.
4. Работа по содержанию
Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.
- Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
- Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.
Гл. 2. Профессионализация кадровика
Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.
Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего - только конкретные действия при отсутствии общего видения.
На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.
Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.
Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.
Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров - интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.
В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.
Приложения
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров:
N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
Примечания
- Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
- Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
- Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
- Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.
Понятие кадрового учёта и документооборота
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск - всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.
Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров
Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.
Кадровый учёт - это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.
Документооборот в сфере кадров - это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой
Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте
и дата его утверждения
Другие нормативные акты
Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
- Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
Организация кадрового учёта с нуля
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.
Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.
Что представляет собой локальная документация и как утверждается
К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).
Локальные акты - это документация многократного действия
К ЛНА относят:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
- должностные инструкции;
- положение о структурном подразделении;
- структуру и штатную численность;
- штатное расписание ;
- график сменности, если есть в этом необходимость.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.
Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003 .
Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:
- название организации в соответствии с учредительными документами;
- наименование (положение, правила и т. д.);
- номер, дату и место утверждения;
- визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
- специальную отметку, если есть приложения;
- визу утверждения руководителем;
- дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.
Несколько слов о штатном расписании
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.
Штатное расписание - внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3 .
В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью - всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.
Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя
Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).
Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.
Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы
Первичная кадровая документация
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
Таблица: первичные кадровые документы
Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
Трудовой договор | Типовой бланк | 75 лет | Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником. |
Трудовая книжка | При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. | Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. | |
Договор о полной материальной ответственности | Типовой бланк | 5 лет | Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу | Т-1 - для одного сотрудника Т-1а |
75 лет | Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. |
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | Т-5 - для одного сотрудника Т-5а - для нескольких сотрудников |
75 лет | Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | Т-6 - для одного сотрудника Т-6а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника. |
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-8 - для одного сотрудника Т-8а - для нескольких сотрудников |
75 лет | |
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | Т-9 | 5 лет | Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) |
Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Т-11 - для одного сотрудника Т-11а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника. |
Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику | Т-60 | Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат. | |
Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-61 | 5 лет при условии проведения проверки | Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. |
Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы | Т-73 | 5 лет при условии проведения проверки | Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате. |
Приказы по основной деятельности работника | 5 лет при условии проведения проверки | Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация. |
Видео: документооборот для ИП и организаций
Вторичная документация
Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:
Таблица: вторичная кадровая документация предприятия
Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
Личная карточка работника | Т-2 | 75 лет | Содержит по возможности полные личные данные работника. |
График отпусков | Т-7 | 1 год | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала. |
Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда | Т-12 | 75 лет | Отражает фактически отработанное каждым работником. время |
Табель учёта рабочего времени | Т-13 | 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет) | Служит основанием для начисления заработной платы. |
Расчётно-платёжная ведомость | Т-49 | 5 лет при условии проведения проверки | Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы - для выплат наличными. |
Расчётная ведомость | Т-51 | ||
Платёжная ведомость | Т-53 | ||
Лицевой счёт | Т-54 Т-54а (СВТ) |
75 лет | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года. |
Регистрационные книги и журналы, | от 3 до 75 лет в зависимости от назначения |
Личная карточка работника
В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:
- дата составления;
- табельный номер работника;
- номер СНИЛС;
- алфавит (первая буква фамилии работника);
- характер работы;
- вид работы;
На каждого работника организации заводится личная карточка
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:
- трудовой договор (номер, дата);
- ФИО работника;
- место его рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование сотрудника;
- профессия;
- стаж работы;
- состоит ли в браке;
- состав семьи;
- данные паспорта;
- адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Личная карточка состоит из 11 разделов
Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).
Существуют следующие журналы (книги):
- регистрации заявлений ;
- регистрации уведомлений;
- регистрации представлений;
- регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
- учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
- учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
- учёта входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта
Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.
Видео: значение журналов регистрации
Программное обеспечение в кадровом документообороте
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
- вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
- учитывать рабочее время;
- учитывать движение сотрудников и вести статистику;
- вести личные карточки сотрудников;
- вести архив записей об увольнениях;
- организовывать кадровый резерв;
- вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- легко выводить на печать любые отчёты.
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
- Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
- После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой - выявить соответствие всей документации законодательным нормам.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:
Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Видео: обзор программы 1С
О кадровом аудите
Кадровый аудит - это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки . В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.
Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита
Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.
Похожие записи:
Похожие записи не найдены.
Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции
Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:
- четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
- руководителей;
- правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
- работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
- создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.
Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.
Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.
На это есть две основные причины:
- большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
- необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.
Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.
Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.
Этапы и пошаговые руководства
Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:
![](https://i1.wp.com/vesbiz.ru/wp-content/uploads/2017/02/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instrukcii-1.jpg)
Обязательные документы
Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:
- Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
- Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
- Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
- Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.
Оформление руководителя
Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:
- формировать административный персонал;
- регистрировать учредительные документы;
- подписывать организационно-распорядительные и иные документы.
Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.
Нормативные акты
Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:
![](https://i2.wp.com/vesbiz.ru/wp-content/uploads/2017/02/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instrukcii-2.jpg)
Учетные документы
Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:
- Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
- Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
- Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
- Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
- Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.
Трудовые книги и их хранение
Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.
Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.
В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.
Оформление работников
Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:
- Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
- Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
- Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
- Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
- Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.
Заключение
Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.
Вконтакте
Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.
Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.
Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.
Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.
Основные моменты
На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.
Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. и должны выполняться с отражением в таковом учете.
Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.
Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.
С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.
Что это такое
Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.
Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.
Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:
- документальное оформление приема;
- перемещение работников по должностям внутри организации;
- увольнение;
- другое.
Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.
Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.
При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.
Так как неумение вести кадровую документацию может стать причиной наложения крупных штрафов. Особенно это касается .
В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.
С какой целью ведется
Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.
Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:
Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.
К таковым направлениям сегодня относится следующее:
В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.
Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.
В каждом случае все сугубо индивидуально. Но важно помнить, что перечень прав и обязанностей должен включать в себя задачи, которые поручает руководство.
Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.
Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.
Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.
В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно .
Обычно подобное требуется в случае, когда имеет место принятие на работу или же увольнение с таковой сотрудника.
Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Она включает в себя все аспекты ведения учета.
Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.
В первую очередь это касается , а также многих других бумаг.
Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.
Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.
Так как таким способом можно будет самостоятельно осуществить контроль за соблюдением своих прав.
Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.
Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно
Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.
Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.
Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.
Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.
Аналогичным образом обстоят дела именно с . Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.
Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:
- с чего начать;
- пошаговая инструкция;
- оформление документов;
- какие применяются журналы в делопроизводстве;
- нюансы для ИП.
С чего начать
Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.
Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:
- создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
- передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
- сотрудничество с .
Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.
Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:
- сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
- устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
- как осуществляется привлечение новых сотрудников;
- какие потребуются затраты.
Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.
Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.
Пошаговая инструкция
Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:
локальные нормативные акты:
- Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
- Основные положения о труде.
- для каждой категории сотрудников.
- Положение о защите труда.
- Другое.
- оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
- составляется штатная расстановка;
- оформляются типовые для заключения с сотрудниками;
- оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
- типовые приказы.
Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.
Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.
По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.
Оформление документов
Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:
Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.
Видео: как можно оформить сотрудника
Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.
Какие применяются журналы в делопроизводстве
В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.
Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:
- учета входящих и исходящих документов;
- отправляемой информации;
- входящей и исходящей корреспонденции;
- другое.
Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.
Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.
Нюансы для ИП
Организация кадрового делопроизводства – второй шаг после регистрации и создания учредительных документов, в ряде предприятий остающийся «за кадром». Ведение грамотного учёта регулирует взаимоотношения между работодателем и наёмными работниками, обеспечивает отсутствие финансовых санкций у проверяющих структур, служит гарантом успеха в судах в случае возникновения конфликтных ситуаций.
Правила организации кадрового делопроизводства
Действующим законодательством ежегодно повышаются требования к ведению кадрового учёта, увеличиваются штрафные санкции и перечень организаций, допускающихся к проверкам по организации документооборота. Поэтому желательно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, учитывая нормативную базу, форму собственности и специфику деятельности предприятия.
Нормативная база
Перечень нормативных актов, обязательный для исполнения всеми без исключения физическими и юридическими лицами, состоит из:
- Закон 152-ФЗ о персональной информации;
- Постановление Госкомстата № 1 об унифицированных формах;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 о стандартах ведения организационно-распорядительной документации;
- Закон 125-ФЗ от 2004 года, об организации архива;
- Постановление Минтруда № 69 о правилах ведения трудовых книжек;
- справочники ЕТКС, ЕКС и реестр профстандартов .
Форма организации
Кадровый учёт может осуществлять обособленное подразделение в виде отдела или инспектора по кадрам. Однако у предприятий малого или среднего бизнеса часто не возникает такой необходимости. Тогда назначается работник, ответственный за ведение данной сферы деятельности. В большинстве случаев это:
- директор;
- заместитель директора;
- работник бухгалтерии;
- офис-менеджер.
Возможно разделение обязанностей между сотрудниками, ведение трудовых книжек одним лицом, составление приказов другим, коллективных, трудовых договоров и составление кадровой отчётности третьим. В этом случае целесообразно отразить функциональные обязанности документально.
Кадровое делопроизводство для ИП
Индивидуальный предприниматель освобождается от ведения кадровой работы только при отсутствии наёмных работников. В случае принятия хотя бы одного сотрудника, ИП по вопросам кадровой политики приравнивается к юридическому лицу с обязанностью ведения делопроизводства в аналогичном порядке .
Схема отчётности с упрощённой формой, вид предпринимательской деятельности, выбор системы ведения учёта и налогообложения, годовой оборот, полученные доходы, произведённые расходы, задекларированная прибыль или убыток значения не имеют.
Кадровое делопроизводство с нуля
Работнику, осуществляющему организацию кадрового учёта после регистрации предприятия важно овладеть навыками делопроизводства. Важно изучить:
- действующее законодательство;
- устав и учредительные документы;
- предполагаемую специфику деятельности;
- ведение учёта и предоставление отчётности в органы статистики, профсоюзы, биржу труда;
- информационные программы для ведения текущего учёта и предоставления данных в электронном виде;
- правила расчёта страхового стажа для начисления отпускных, больничных и компенсационных выплат;
- порядок оформления и сроки хранения документации.
После теоретической подготовки начать оформлять документы практически. Первый приказ – назначение директора составом учредителей или акционеров.
Локальные нормативные акты
Возможность составлять локальные нормативные акты на предприятии позволяет сформулировать документы на взаимно выгодной основе «работодатель — работники — проверяющие структуры», ст. 8 ТК РФ . К локальным правовым актам относительно кадрового производства и политики относятся :
- Коллективный договор, заключаемый в обязательном порядке по требованию одной из сторон (руководства или сотрудников).
- Положение об оплате труда, включающее тарифную сетку формирования окладов в зависимости от степени занимаемой должности, уровня квалификации и заслуги для премирования.
- Штатное расписание, устанавливающее должностные оклады в денежном эквиваленте по всем должностям.
- Правила внутреннего распорядка, оговаривающие режим рабочего времени, сменность, работу в выходные и праздничные дни, вопросы этического характера.
- График отпусков, рекомендуемый к составлению заблаговременно, чтобы каждый работник определился с выгодным ему периодом отдыха без ущерба для деятельности предприятия.
Наряду с работниками ответственных служб, грамотный представитель кадров участвует в разработке документов, вносит предложения и коррективы по профессиональным вопросам.
Виды и перечень кадровых документов
Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы. При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись
. Затем оформляется:
- Трудовой договор, подписываемый в двухстороннем порядке. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.
- В случае необходимости оформляется должностная инструкция, на которой работником ставится подпись и пометка: «С инструкцией ознакомлен».
- Создаётся личная карточка, где отражаются данные по передвижениям внутри предприятия и учёту страхового стажа.
Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.
Обязанности и ответственность работников
Кадровая служба по специфике деятельности обязана быть внимательной и ответственной, поскольку ошибки могут привести к конфликтным ситуациям в коллективе и разбирательствам в судах. Неправильно заполненный табель учёта рабочего времени автоматически приведёт к искажению начислений заработной платы, ошибочно рассчитанный страховой стаж – к искажению по страховым выплатам . Забывчивость в отношении своевременного оформления приказов приводит к тому, что сотрудник лишается права вовремя пойти в отпуск или возмещения командировочных расходов.
Нарушение требований ведения и хранения кадровых документов может навлечь на ответственного специалиста и руководителя сразу несколько видов административной ответственности :
- ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушения трудового законодательства и прав работников;
- ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ – за нарушение сроков хранения документации;
- ст. 13.11 КоАП РФ – за проступки в отношении персональных данных сотрудников.
Ошибки в делопроизводстве и штрафы для предприятия
До 01.01.2015 года штрафные санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были мизерными. Работодатель боялся восстановления уволенного работника по решению суда с выплатой заработной платы за вынужденный прогул, а не штрафа. С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
- отсутствие трудового договора;
- оформления договора с нарушением действующего законодательства;
- заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью минимизации фонда оплаты труда.
Обнаружение любого нарушения стало наказываться наложением штрафа на должностное лицо в размере от 10000 до 20000 рублей, а на предприятие – от 50000 до 100000 рублей, ст. 5.27 КоАП РФ . Судебная практика встала на сторону Государственной инспекции труда.
Налоговая служба при отсутствии табелей учёта рабочего времени пыталась доказывать незаконность начисления заработной платы со снятием расходов и неполучению налога на прибыль в бюджет. Аналогично по командировочным расходам при отсутствии оформленных приказов.
Организация электронного кадрового делопроизводства
Кадровые системы электронного документооборота попадают под действие Закона 152-ФЗ «О персональных данных» , устанавливающего требования по защите информации. Организация информационных систем требует соблюдения дополнительных мер по правовому регулированию. Предприятие обязано обеспечить :
- безопасность помещений, где находится система, от вторжений посторонних лиц и несанкционированного доступа к информации;
- сохранность носителей персональных данных;
- утверждение доступа ограниченного числа лиц к электронному журналу, непосредственно выполняющих трудовые обязанности;
- назначение работника, отвечающего за безопасность персональных данных в информационной системе.
Службы безопасности по вопросам персональных данных в электронном режиме устанавливают дополнительные меры по защите в пределах своих полномочий.
Для того чтобы электронный документооборот был признан юридически значимым и мог заменить бумажный, в работе нужно использовать электронные цифровые подписи для всех участников процесса.
Сроки и правила хранения кадровой документации
Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2016 года . Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:
- приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
- передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;
- материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
- прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.
Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации. По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.
Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет. К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.
Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом. Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.
Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже.